Il aura fallu le Coronavirus pour déclencher la révolution du télétravail !

Leçon 1 – Organiser son espace de travail pour télétravailler efficacement

Pourquoi ?

Pour votre bien-être et pour créer les conditions propices à la concentration.

Comment ?

Même si théoriquement vous pourriez télétravailler depuis n’importe où : dans votre lit, dans la cuisine, dans le jardin, en face de la télé, au milieu de vos enfants… il y a quand même des dispositions à prendre pour travailler de manière plus productive et plus détendue depuis la maison.

Créez-vous un endroit propice à la concentration et à une attitude professionnelle. Créez votre environnement de travail à distance.

Quoi faire ?

• Si vous avez une pièce dédiée au travail chez vous, ce sera beaucoup plus facile. Vous pouvez y créer les meilleures conditions de travail avec votre matériel et vos documents. Vous êtes ainsi immédiatement opérationnel, sans perte de temps.
• Sinon, cherchez à vous créer un espace de travail dédié dans une pièce calme. Une table vidée propre. Une chaise confortable. Un minimum d’ergonomie : bonne lumière, écran qui ne soit pas en face d’une fenêtre de manière à protéger vos yeux d’un trop grand contraste de luminosité… A éviter : vous installer dans une pièce avec mauvaise acoustique (cuisine aux surfaces dures qui créent de l’écho…). Sur la table uniquement ce dont vous avez besoin maintenant. Quelques rangements à prévoir pour ce que vous n’utilisez pas à l’instant.
• Et si d’autres personnes sont dans la maison, expliquez que vous partez au travail jusqu’à telle heure. Fermez la porte.
• Et votre espace numérique ? Organisez-le pour qu’il soit très fonctionnel aussi.
• Optimisez votre espace. Lire dans « Si simple! » chapitre 4, pages 89-107, « Organisez vos espaces et vos informations pour être plus productif »

Leçon 3 – Organiser ses moyens de communication avec l’équipe pour télétravailler efficacement

Pourquoi ?

Il est important de protéger le lien social avec son équipe, même si on est à distance. Bien se coordonner et bien communiquer deviennent le challenge.

Comment ?

Si votre équipe ou son manager n’a pas encore pris l’initiative de structurer les manières de communiquer et collaborer, prenez les choses en main et réunissez votre équipe à distance pour convenir des moyens à vous donner pour une collaboration facile et une communication adaptée.  

Quoi faire ? Conseils pour votre espace digital

Si vous disposez d’outils de travail collaboratif déjà entraînés, les choses sont plus simples pour vous et votre équipe : partage des documents, partage des informations, partage des tâches… Sinon, il est important de rapidement mettre en place les classements collectifs de vos fichiers et documents sur le serveur ou dans le Cloud, dans les espaces numériques partagés avec les bonnes autorisations d’accès… Votre intranet devra devenir le plus efficace possible car vous aurez moins de facilité à faire appel aux collègues. Cherchez à optimiser. 

• • Si votre équipe travaille sur Office 365 comme dans beaucoup d’entreprises, il est grand temps de découvrir et d’exploiter les potentiels d’outils magnifiques tels que Microsoft OneNote (votre bloc-notes numérique), Teams (plateforme dédiée au travail d’équipe), Wiki qui sont intégrés. Allez au-delà de la bureautique de base (Word, Outlook, Excel…).
  • Si vous travaillez dans l’univers Google avec Google Drive (un service de stockage et de partage de fichiers dans le cloud) et toute sa palette d’outils collaboratifs, découvrez et exploitez les possibilités variées qui sont à votre disposition.
  • Si vous travaillez sur Notes, vous disposez d’un grand avantage car même si internet est un peu faiblard en cette période vous pouvez travailler efficacement en mode local. Dans cet univers Notes, découvrez également les ressources que votre équipe n’utilise pas encore et qui pourraient vous rendre grand service pour un travail à distance sur quelques mois.
  • Ce peut être aussi l’opportunité de partir à la découverte d’un nouvel outil de travail collaboratif comme Trello (Trello est un outil de gestion de projet en ligne, inspiré par la méthode Kanban), Wimi (Wimi est un logiciel en ligne de gestion de projet et de travail collaboratif), ou d’autres outils de gestion des tâches ou de gestion de projet.

Votre espace de travail collectif s’enrichira à l’épreuve du travail à distance. Il devient un véritable espace de collaboration efficace.

Quoi faire ? Conseils sur les canaux de communication à distance.

Décidez par quel canal communiquer et à quelle fréquence. Si ces outils sont utilisées adéquatement, ils favorisent le travail et permettent une collaboration excellente .

• • Les emails pour ce qui n’est pas urgent avec un engagement de traitement dans la demi-journéesi votre poste vous le permet. Vous pourrez ainsi rester concentré sans vous préoccuper trop souvent de votre messagerie. Traitez vos messages 3 fois par jour pourraient être une bonne solution (ou à une autre fréquence, si plus approprié). Le mail est à utiliser quand ce n’est pas urgent et pour travailler en mode asynchrone. Évitez à tout prix les CC inutiles (le push). Préférez un espace collaboratif bien construit dans lequel les documents sont bien classés et disponibles au bon moment (le pull). Voir le livre « Si simple ! » chapitre 5 – pages 111-130 : Comment devenir un as de la messagerie électronique.
  • Les outils de communication immédiate : SMS, Slack ou Mattermost, Sametime, tchat de Teams / Skype / WhatsApp / Messenger / Viber… Réservés à des questions ou informations requérant une réaction rapide. A utiliser en général quand plutôt urgent, mais pas très important. Ces outils sont utiles aussi pour de simples échanges sociaux informels (le sympathique petit « Bonjour » du matin), ou des brefs échanges humoristiques. Pensez à organiser deux fils distincts : un fil pour les communications instantanées professionnelles, et un fil pour le lien convivial.
  • Le téléphone quand besoin d’une communication sociale ou clarificatrice. Quand urgent et important, faites des appels téléphoniques.
  • La vidéoconférence à deux pour partager des documents (en partage d’écran), approfondir un sujet, se coordonner, se parler les yeux dans les yeux… Quand c’est complexe.  Quand c’est complexe. Ou parfois juste pour se tenir compagnie comme au bureau, chacun travaille sur sa partie d’un job commun et cela permet d’échanger quand besoin (recommandé à ceux qui souffrent de l’isolement).
  • La réunion en vidéoconférence pour maintenir la bonne cohésion et la bonne coordination de l’équipe, pour travailler certains sujets requérant la participation collective d’une sous-équipe ou de toute l’équipe.
  • Un groupe WhatsApp ou Messenger pour des communications immédiates concernant toute l’équipe.
  • Un forum électronique de discussion pour élaborer certaines idées ou certains projets (inutile d’inonder les autres avec des mails à tous et de se faire inonder). Asynchrone et pas urgent.

ATTENTION – CYBERSECURITE

 En télétravail, n’utilisez que les outils conseillés par votre service informatique qui s’assure d’un bon chiffrement et de bonnes mesures de sécurité face aux vagues de cyberattaques.

En travail à distance, soyez encore plus prudent qu’au bureau : respectez les instructions et les mesures d’authentification, demandez les droits d’accès qui vous sont nécessaires, attention aux pièces jointes, vérifiez expéditeurs et destinataires, détruisez systématiquement tous les mails vous parlant de Coronavirus et surtout ne cliquez pas sur les pièces attachées…

Si vous aviez laissé votre ordinateur allumé au bureau, et s’il n’y a pas de raison de fonctionnement pour le garder allumé, faites-le vite arrêter, cela présente un risque important de faille sécurité. 

Avec les bons outils de communication et les bons outils de collaboration, la transformation digitale est vraiment en route. Travailler en équipe à distance devient beaucoup plus simple. Parmi tous les espaces collaboratifs disponibles, choisissez le bon pour votre équipe. Ou apprenez à mieux utiliser les outils collaboratifs dont vous disposez déjà.

Leçon 5 – Réinventer le présent pour être mieux armé dans le futur

Pourquoi ?

Cette situation inédite et violente (Covid-19) nous oblige à ne plus faire comme avant. La transformation numérique va s’accélérer. Tout est à réinventer non pas juste pour quelques jours, mais en vue d’une durée de plusieurs semaines, plusieurs mois, voire plusieurs années… Le futur ne sera plus pareil. Cette période bouscule les habitudes. Elle contraint à penser différemment l’ordinaire car tout est devenu extra-ordinaire. Que cette période nous aide à réinventer notre travail, nos familles, notre consommation, notre organisation d’entreprise et de son écosystème, notre solidarité… Ce sera un bel avancement. 

Comment ?

Ne subissez pas la situation. Prenez-la en main. Créez votre nouvelle vie en harmonie avec votre entourage privé et professionnel.

Que faire ?

Créer de nouvelles habitudes comme nous l’avons vu à la leçon 4. Choisir ses habitudes est une occasion unique pour réinventer ses modes de travail et sa vie.

Si pour vous le rythme se ralentit et que vous disposez de temps, profitez-en pour combler des retards, pour développer de nouveaux projets, pour compléter vos compétences…

Vous n’avez plus de temps de transport, dormez plus longtemps pour refaire un plein d’énergie.

Développez des idées nouvelles avec votre équipe pour que chaque workflow soit allégé, et pour que le travail soit facilité. Pensez que, quand subitement l’activité professionnelle reprendra de manière intensive, il y aura alors beaucoup de retards à rattraper, beaucoup à faire pour relancer les opérations. Cela se prépare, s’anticipe.

Trouvez des outils de travail d’équipe qui puissent structurer un vrai espace de travail collaboratif.

Cherchez à innover pour proposer de nouvelles manières de servir votre clientèle actuelle ou des clientèles que vous ne servez pas encore. C’est le moment de prendre du recul pour vous projeter.

Pour aller plus loin avec le livre Si simple! », le chapitre 15 – Pour être plus libre, chaque jour est votre opportunité.

Leçon 6 – Organiser et réussir sa vidéoconférence

Vous avez été plusieurs à me confier votre désarroi à l’idée d’organiser vous-mêmes une vidéoconférence et à me demander un petit guide sur le sujet. Le voilà pour vous rassurer. 

La vidéoconférence, ce n’est pas très compliqué comme vous le verrez. Il faut bien vous préparer et vous lancer.

Une vidéoconférence se prépare physiquement et psychologiquement. Cette leçon couvrira plusieurs aspects :

• Conseils comportementaux
• Conseils méthodologiques
• Conseils techniques

En appliquant ces conseils, vous pourrez aisément parler, écouter et vous voir. En vidéoconférence, vous pourrez échanger, informer, créer, coordonner, explorer, résoudre des problèmes, prendre des décisions, inspirer et motiver… Ce moyen de collaboration se substitue très bien à beaucoup de réunions physiques. Les réunions en vidéoconférence vous permettront de découvrir qu’elles sont moins contraignantes que les réunions physiques, sont faciles à organiser, évitent bien des pertes de temps et bien des frais de déplacement. Si vous ne le saviez pas encore, vous découvrirez qu’elles peuvent être très efficaces. La réunion physique gardera sa place quand elle est nécessaire et possible.

• • Une réunion d’équipe quotidienne pour maintenir les liens et la solidarité, pour coordonner les actions, pour que chacun s’engage sur un objectif de journée… Je constate qu’en mode télétravail contraint, bon nombre d’équipes ont adopté les 30 minutes de séance informelles (la pause-café commune) en mode plutôt informel, les horaires les plus fréquents : 9h30 ou 11h.
  • Une réunion d’équipe hebdomadaire en mode virtuel au rythme où se faisait ordinairement la réunion physique.
  • Une séance avec client, fournisseur, partenaire…
  • Une séance commerciale avec prospect
  • Une séance d’équipe projet
  • Une bilatérale avec un collaborateur : suivi d’une délégation, soutien sur un projet ou une activité, échanges stratégiques ou opérationnels, formation sur une nouvelle compétence…
  • Un programme d’accompagnement d’un nouveau venu, d’un apprenant pour rapidement s’intégrer à l’équipe et se familiariser avec les procédures et les connaissances à acquérir pour trouver sa place.
  • Un interview (candidat, partenaire…)
  • Une vidéoconférence ouverte peut être une bonne manière de disposer d’un open-space virtuel quand deux personnes ou plus travaillent en même temps sur le même sujet ; ainsi, elles se stimulent et partagent aisément idées, questions…
  • Vous pourrez retrouver les différents types de réunion que je liste en pages 290-291 de mon livre.

• • • Le décor. Votre arrière-fond est à contrôler. Les participants vont non seulement vous voir, mais également voir ce qui est derrière vous. Que vous choisissiez un décor formel qui conviendra à donner une image professionnelle, ou que vous conserviez le décor familier (votre salon, votre cuisine, votre chambre à coucher…), veillez à l’image que vous souhaitez donner. Un placard ouvert derrière vous, un environnement en désordre sont à déconseiller. De même, si, en cours de séance, vous vous déplacez avec votre ordinateur, pensez que votre webcam distribue les images !
    • L’éclairage. Évitez le contre-jour, les autres participeront ne pourraient pas distinguer votre visage. Avoir une source lumineuse intense d’un côté (par exemple une fenêtre par temps ensoleillé) donnerait un côté de votre visage fortement éclairé, et l’autre côté dans l’ombre totale. Une lumière de face trop forte vous éblouirait. L’idéal serait de disposer soit d’une lumière douce de face, soit de deux sources lumineuses sur les deux côtés.
    • Le cadrage. Placez votre caméra à hauteur de vos yeux. Votre visage doit occuper la partie centrale de l’image projetée avec la partie supérieure de votre buste et un peu d’espace au-dessus de votre tête (à éviter : la webcam cadrant le haut de votre visage ou le bas, ou vos jambes !). Si vous utilisez la webcam d’un laptop, il peut être bienvenu d’utiliser une boîte pour que la caméra soit face à vos yeux. La distance entre votre visage et la webcam est optimalement d’environ la longueur d’un bras (donc ni trop loin ni trop proche). Évitez la webcam plongeant sur votre crane ou posée sur votre table et qui prendrait une vue de dessous.
    • En temps de confinement, il m’arrive de voir les enfants et le conjoint vivre leur vie derrière le parent en vidéoconférence, et même parfois un participant prendre son enfant sur ses genoux. En général cela ne pose pas de problème. Cela se comprend dans le télétravail contraint et chacun fait comme il peut, mais ce n’est pas toujours idéal pour la concentration de l’intéressé ou du groupe.

Habillement. Optez pour un habillement professionnel qui convient à l’auditoire qui sera réuni dans cette vidéoconférence, un habillement avec lequel vous soyez à l’aise.

Évitez les nonchalances de certains qui oublient qu’une vidéoconférence de travail est un acte professionnel et qui se présentent avec une apparence trop négligée.

Votre habillement évitera également de trop attirer l’œil pour ne pas distraire du contenu des échanges.

Maquillage et coiffure. Ce n’est pas la télévision, donc pas besoin de passer chez la maquilleuse pour un fond de teint sensé éliminer les brillances de la peau avant votre vidéoconférence. Faites simple et bien. Un coup d’œil sur le miroir avant ou sur l’image projetée à l’écran vous permettra de faire l’ajustement nécessaire.

• Micro. Le participant est invité à couper son micro tant que ce n’est pas son tour de parole ; ainsi, ceci d’une part évite les fâcheux bruits de fond (venant de chez l’un ou l’autre participant) et d’autre part évite la surcharge de la bande passante. Si les participants ne coupent pas leurs micros, c’est à l’animateur de séance de veiller à couper les micros des participants dégageant une source sonore nuisible à la qualité de la séance.
• Casque ou oreillettes. Pour les autres participants, les oreillettes sont plus agréables et plus naturelles car elles ne déforment pas le tour de votre tête comme le fait le casque souvent volumineux. Les hauts parleurs peuvent créer des échos désagréables.
• Webcam. Invitez tous les participants à lancer leur caméra, cela permet de meilleurs échanges, les gens sont en général mieux concentrés sur l’objet de la séance et ne passent pas leur séance à faire leurs emails. Il y a plus d’interactions spontanées. Certains ne se rendent pas compte que leur caméra n’est pas en marche, ou ne la mettent pas en route, ce qui crée un déséquilibre gênant entre participants avec caméra ouverte ou avec caméra close.
• Connexion. Si vous êtes l’animateur, veillez à disposer d’une bonne connexion internet. Une connexion stable et rapide. Préférez une connexion filaire si disponible. Si vous avez une connexion wifi, cherchez à être à proximité du routeur. Si vous êtes loin de votre box, utilisez un répéteur Wifi pour augmenter la puissance du signal.
• Système de vidéoconférence. Entraînez-vous avec l’outil choisi de vidéoconférence si vous êtes le leader de la réunion. Découvrez les fonctionnalités les plus importantes et ne vous encombrez pas trop de détails. L’objectif pour vous sera d’être suffisamment à l’aise avec les fonctionnalités de base pour pouvoir vous concentrer sur l’animation de la séance et ne pas avoir votre attention accaparée par le fonctionnement technique. Et si la partie technique vous effraie, demandez à une personne de s’occuper de cette partie à votre place pour l’invitation et pour la gestion technique durant la séance.

Sachez orienter vos participants qui participent pour la première fois. Préparez-vous à répondre aux questions techniques habituelles qui peuvent se poser.

Sondage / tchat… Beaucoup de solutions vidéoconférences offrent des possibilités telles que sondage, tchat… Plutôt que de faire un tour de table, invitez les participants à répondre à une question simple et claire soit en format sondage, soit en format conversation/tchat. De cette manière, vous permettez à chacun de contribuer activement sans consommer trop de temps de parole et vous recueillez plus de contributions.

Vos invités peuvent participer avec leur smartphone. Cependant déconseillez cette option. Le smartphone est une bonne solution en mobilité ou dans un échange à deux, ou encore comme solution de secours. Mais, dans une réunion avec un plus grand nombre de personnes, l’écran du smartphone est de taille insuffisante pour une participation confortable permettant de voir correctement les participants.

• • Un bloc-notes et un stylo. Si vous utilisez votre clavier pour prendre des notes, cela risque de générer des bruits parasites gênants pour le bon déroulement de votre conférence.

• Il est préférable de faire des réunions brèves. Souvent des réunions de travail de 20 à 30 minutes sont plus efficaces. Tout dépend bien sûr de l’objectif de la séance.

  Si vous devez faire une réunion longue, optez pour un séquencement d’une heure (50 minutes de séance, 10 minutes de pause, et ainsi de suite).

• Comme pour toute réunion, vous envoyez une invitation via votre logiciel d’agenda d’entreprise. Évitez d’envoyer par email. Il est en effet préférable que vos invités trouvent tous les éléments dans leur agenda le bon jour plutôt que de devoir chercher dans leurs emails les informations de connexion. Votre invitation inclura le lien de connexion à la vidéoconférence et les consignes de connexion, l’ordre du jour et les documents de préparation.

  Mon conseil. Quand cela vous est possible, préférez envoyer une invitation depuis votre agenda électronique. Les plateformes de vidéoconférence vous incitent à envoyer vos invitations depuis leurs plateformes ; soyez conscient que, si vous suivez leur proposition, vous livrez les adresses de vos invités à la plateforme sans savoir comment ces données sont protégées. Depuis des années, j’ai fait le choix de ne jamais envoyer les invitations depuis les plateformes de vidéoconférence, mais depuis mon agenda (pour protéger les données de mes contacts).

  Demandez à vos invités d’accepter (ou décliner) l’invitation pour que vous sachiez quels seront vos participants. Demandez à ceux qui prévoient un retard (ou un départ avant la fin) de vous prévenir avant la séance.

  Service Secours. Donnez une possibilité d’appel (téléphone) ou de messagerie instantanée (SMS, WhatsApp…) pour que les personnes ayant une quelconque difficulté à être à l’heure ou à se connecter puissent vous contacter.

  Il sera prudent d’envoyer un rappel à vos participants 1 heure avant, ou 15 minutes avant, via un email, un WhatsApp, un SMS… qu’ils ont leur rendez-vous avec vous. Les gens travaillant depuis la maison perdent parfois un peu la notion du temps.

• Comme toute réunion, une réunion en vidéoconférence se prépare. Soyez donc préparé avec tous les éléments dont vous aurez besoin.

  Disposez de la liste des personnes invitées (à l’écran ou sur papier).

  Commencez à l’heure. Terminez à l’heure. Cependant il faut être tolérant lors de la première séance, vous pouvez en effet vous trouvez avec des personnes qui se connectent pour la première fois et qui n’ont pas l’habitude. Se connecter peut leur prendre un peu de temps. Pour parer à cela, prenez la précaution d’inviter vos participants à se connecter une quinzaine de minutes avant (pour la première fois), et cinq minutes avant (pour les éditions suivantes).

  Ne bougez pas trop. Restez calme et concentré tout en animant vos prises de parole. Rappelez-vous que 93% de l’impact de notre communication est porté par le non-verbal.

  Parlez lentement et de manière articulée.

  Faites une introduction de séance en accueillant chaleureusement et en donnant le ou les objectif(s) de réunion, le plan de séance et l’heure de fin.

  Expliquez les règles de la vidéoconférence, tout spécialement lors de la première séance (inspirez-vous de cette leçon 6 pour construire vos instructions). Précisez : 

  1. 1. 1. Garder son micro en mode MUET et l’activer pour prendre la parole.
        2. Pour demander la parole, lever la main soit physiquement devant la caméra, soit en utilisant l’icône main éventuellement disponible sur le système de vidéoconférence, soit encore en signalant sa demande à l’animateur dans l’espace conversation / tchat.
        3. En commençant sa prise de parole, se nommer pour se faire identifier par les autres participants.
        4. Chaque prise de parole est brève et précise. L’expression est articulée. Dans le cas d’une attribution de parole arrivant tardivement pour répondre au message d’un autre, l’intervenant redonne le contexte « Un tel a dit ceci, et voilà ce que je… »
        5. Ajoutez l’inévitable « téléphone en mode silencieux pendant la séance » (ceci concerne uniquement les téléphones non utiles à la vidéoconférence!).
        6. Conseiller de positionner la webcam à peu près à hauteur des yeux. 
        7. Expliquer les éventuelles fonctions indispensables sur le système vidéoconférence.

  Vous avez préparé un diaporama pour présenter votre sujet, c’est très bien. Cependant il va vous falloir jongler. Ce n’est pas comme dans une salle physique de réunion. Vous partagerez l’écran sur quelques slides. Dès que vous avez besoin de commenter sans le support visuel, arrêtez le partage pour retrouver les visages de votre auditoire. Lorsqu’un auditoire ne voit à l’écran que le diaporama et pas le visage du présentateur (ou en très petit), il y a une tendance à la perte d’attention. Donc ne dépassez pas 5 minutes avec le diaporama en partage d’écran ; vous alternerez souvent (diaporama, vignettes des participants ou visage de l’intervenant).

  Invitez les personnes qui voudraient intervenir à lever la main pour vous signaler leur souhait de prendre la parole ou à utiliser la fonctionnalité du logiciel (lever la main) si elle existe. Évitez que vos participants se coupent la parole ou parlent en même temps. 

  Invitez les membres trop discrets à s’exprimer sur un sujet en les interpellant directement avec leur prénom. Poliment recadrez ceux qui accapareraient trop la parole ; et dans certains cas extrêmes il vous restera la solution de leur couper le micro ( !).

  Dans le cas où une personne s’est exprimée de manière un peu confuse, cherchez à reformuler de manière plus claire et demandez-lui si vous l’avez bien comprise. Elle vous en sera reconnaissante, les autres participants aussi.

  Pensez à faire des synthèses de temps à autre pour aider votre groupe à suivre l’évolution des échanges (certains perdent le fil des échanges).

  A la fin concluez en reprenant les points majeurs de la séance (les décisions par exemple, le plan d’action, les engagements de chacun…) et en annonçant la suite (un compte-rendu, une prochaine séance…).

  Je vous invite à vous inspirer du chapitre 12 (L’ADN des réunions réussies) de mon livre « Si simple ! » car il est si simple de réussir une réunion (pages 281 à 314).