Het Coronavirus brengt een enorme doorbraak in thuiswerken teweeg.

Les 1 – Het organiseren van je werkruimte om effectief te kunnen thuiswerken

Waarom?

Voor je eigen welzijn en om de optimale omstandigheden te creëren zodat je je kunt concentreren.

Hoe kun je dit doen?

Ook al zou je theoretisch overal vandaan kunnen thuiswerken: in bed, in de keuken, in de tuin, voor de TV, temidden van je kinderen… er zijn nog steeds afspraken te maken om productiever en meer ontspannen vanuit huis te werken.

Creëer een plek waar je je kunt concentreren en een professionele houding kunt aannemen.

Creëer je optimale thuiswerkplek.

Hoe doe je dat?

• • Als je thuis een speciale werkruimte hebt, zal het veel gemakkelijker zijn. Je hebt daar misschien al de beste werkomstandigheden gecreëerd met je apparatuur en documenten. Zo ben je direct operationeel, zonder tijd te verspillen.
  • Zoek anders een speciale werkruimte in een rustige kamer. Een schone, lege tafel. Een comfortabele stoel. Een minimum aan ergonomie: goed licht, een scherm dat niet voor een raam staat om je ogen te beschermen tegen te veel helderheidscontrast… Wat je wilt vermijden is een opstelling in een ruimte met een slechte akoestiek (keuken met harde oppervlakken die echo’s maken…). Op de tafel alleen wat je nu nodig hebt. En wat je op dit moment niet gebruikt bij de hand.
  • Als er andere mensen in huis zijn, leg dan uit dat je tot een bepaalde tijd aan je werk gaat. Sluit de deur.
  • Hoe zit het met je digitale ruimte? Richt ook die zo functioneel mogelijk in.
  • Maak het beste van je ruimte. Lees in « Gewoon Doen! », hoofdstuk 4, pagina 85-103 « Organiseer je werkplek, organiseer je informatie, verhoog je productiviteit ».

Les 3 – De communicatie met je team optimaliseren om effectief te kunnen thuiswerken

Waarom?

Het is belangrijk om de sociale band met je team goed te onderhouden, vooral als je op afstand werkt. Goed coördineren en communiceren wordt de uitdaging.

Hoe doe ik dat?

Als vanuit je team of je manager nog geen initiatieven zijn gekomen om de manier van communiceren en samenwerken te structureren, neem dan zelf het initiatief. Vergader op afstand en maak samen afspraken over hoe en op welke wijze je met elkaar gaat communiceren om de samenwerking soepel te laten verlopen.

Wat kan ik doen? Tips voor je digitale werkplek

Als je digitaal al goed bent afgestemd met je team wordt het al een stuk gemakkelijker: het delen van documenten, het delen van informatie, het delen van taken… Is dit nog niet het geval, dan is het van belang om snel een gezamenlijke plek voor het opslaan van jullie bestanden en documenten te bepalen. Op de server of in de Cloud met de juiste toegangsrechten. Het intranet moet zo efficiënt mogelijk worden omdat je dan minder hoeft te vragen aan collega’s. Zoek naar optimalisatie.

• • Als je team met Office 365 werkt, dan is het de hoogste tijd om het potentieel van de reeds geïntegreerde en zeer uitgebreide tools zoals Microsoft OneNote (je digitale notitieblok), Teams (het platform om in samen te werken) en Wiki, te ontdekken en te benutten. Kijk eens verder dan de basis kantoorautomatisering (Word, Outlook, Excel…).
  • Als je in de G-suite werkt, het Google universum met Google Drive (een dienst voor het opslaan en delen van bestanden in de cloud) en al zijn verschillende tools voor samenwerking, ontdek en benut dan ook de gevarieerde mogelijkheden die tot je beschikking staan.
  • Als je met Notes werkt heb je een groot voordeel, want zelfs nu het internet op dit moment misschien minder goed werkt, kun je efficiënt werken in de lokale modus. Onderzoek ook eens de mogelijkheden in de Notes-omgeving die je team nog niet kent of benut. Dat kan heel goed van pas komen tijdens een aantal maanden thuiswerken.
  • Thuiswerken biedt ook de mogelijkheid om nieuwe samenwerkingstools te ontdekken of je kennis erover uit te breiden, zoals Trello (Trello is een online projectmanagement tool, geïnspireerd door de Kanban-methode), Wimi (Wimi is een online project management en samenwerkingstool), of andere taak management of project management tools.

De uitdaging van het werken op afstand zorgt ook voor een verrijking van je digitale werkplek. Zo wordt het een echte ruimte voor effectieve samenwerking.

Hoe pak ik dat aan? Advies over communicatie op afstand via verschillende kanalen.

Bepaal via welk kanaal en hoe vaak er gecommuniceerd moet worden. Als deze hulpmiddelen goed worden gebruikt, bevorderen ze het werk en maken ze een uitstekende samenwerking mogelijk.

• • E-mails. Voor wat niet urgent is met een toezegging om binnen een halve dag e-mails te verwerken. (Let wel: voor functies waarbij dat kan). Zo kun je je blijven concentreren zonder dat je je te veel zorgen hoeft te maken over je e-mail. Je berichten 3 keer per dag behandelen kan een goede richtlijn zijn (een andere frequentie kan ook, als je maar kijkt op een zelf bepaald moment). Mail is wanneer het niet dringend is. Het loopt niet synchroon met de ander. Vermijd ten koste van alles onnodige cc’s te sturen (de push) en zorg liever voor een goed ingerichte samenwerkingsruimte waar documenten goed geclassificeerd zijn en op het juiste moment beschikbaar zijn (de pull). Zie het boek « Gewoon doen! « hoofdstuk 5 – pagina’s 111-130: Hoe word je een meester in e-mail.
  • Onmiddellijke communicatiemiddelen: SMS, Slack of Mattermost, Sametime, Teams / Skype / WhatsApp / Messenger / Viber chat… Doe dit alleen voor vragen of informatie die een snelle reactie vereisen. Het is meestal vrij dringend, maar niet erg belangrijk. Het kan ook een eenvoudige informele sociale uitwisseling zijn (de vriendelijke kleine « Goedemorgen » in de ochtend), of korte, humoristische communicatie. Vergeet niet om twee threads te organiseren: een thread voor directe professionele communicatie, en een thread voor de vriendelijke link.
  • De telefoon. Als je behoefte hebt aan sociale of verhelderende communicatie. Als het dringend en belangrijk is, bel dan.
  • Videoconferencing voor twee om documenten te delen (screensharing), diepgaand in te gaan op een onderwerp, te coördineren, face to face te praten…
  • De videoconferentiebijeenkomst wanneer het complex is. Om een goede teamcohesie en coördinatie te behouden, om te werken aan bepaalde onderwerpen die de collectieve deelname van een subteam of het hele team vereisen.
  • Een WhatsApp of Messenger groep voor onmiddellijke communicatie waarbij het hele team betrokken is.
  • Een online discussieforum om bepaalde ideeën of projecten te ontwikkelen (het is niet nodig om anderen te overspoelen met e-mails of zelf overspoeld te worden). Het is asynchroon en niet dringend.

Met de juiste communicatie- en samenwerkingstools is de digitale transformatie echt in werking gezet. Teamwerk op afstand wordt veel gemakkelijker. Kies uit alle beschikbare samenwerkingsmogelijkheden de juiste voor jouw team. Of leer hoe je beter gebruik kunt maken van de samenwerkingstools die je al hebt.

Les 5 – Het heden opnieuw uitvinden om beter uitgerust te zijn voor de toekomst

Waarom?

Deze ongekende en rigoureuze situatie dwingt ons te stoppen met de dingen te doen zoals we gewend waren ze te doen. De digitale transformatie zal steeds sneller gaan. Alles moet opnieuw worden uitgevonden, niet voor een paar dagen, maar voor weken tot maanden. De toekomst zal niet meer hetzelfde zijn. Dit is een tijd van verandering. Het dwingt ons om anders te denken over de gewone gang van zaken, want alles is buitengewoon geworden. Dat deze tijden ons moge helpen om ons werk, onze gezinnen, onze consumptie, onze bedrijfsorganisatie en haar ecosysteem, onze solidariteit opnieuw uit te vinden… dat zal een grote vooruitgang zijn.

Hoe zal het zijn?

Pak zelf de regie in deze nieuwe situatie. Creëer je nieuwe leven in harmoniseer met je werk- en privé omgeving.

Wat kan ik doen?

Creëer nieuwe gewoontes zoals we in Les 4 zagen. Het bepalen van je eigen gewoontes is een unieke kans om de manier waarop je werkt en leeft opnieuw vorm te geven.

Als voor jou het tempo lager komt te liggen en je hebt meer tijd, maak dan gebruik van deze gelegenheid om verloren tijd in te halen, nieuwe projecten te starten of je vaardigheden te vervolmaken…

Je hebt geen reistijd meer, je kunt langer slapen en je energie weer aanvullen.

Ontwikkel samen met je team nieuwe ideeën, zodat elke workflow wordt verlicht en het werk gefaciliteerd kan worden, zodat gelijk de professionele activiteit intensief kan worden hervat. Er zal dan veel achterstand zijn om in te halen.

Vind teamworktools die een echte virtuele collaboratieve werkruimte kunnen structureren.

Probeer te innoveren door nieuwe manieren te vinden om je huidige klantenkring of je prospects jouw diensten te verlenen. Het is tijd om een stapje terug te doen en opnieuw naar de toekomst te kijken.

Om verder te gaan met het boek « Gewoon Doen! », hoofdstuk 15 – Elke dag biedt weer kansen voor een bredere horizon.

Les 6 – Een videoconference organiseren en tot een succes maken

Velen van jullie hebben me verteld hoe lastig het je leek om zelf een videoconference te organiseren en vroegen me om een kleine handleiding over het onderwerp. Hierbij een korte uitleg om je gerust te stellen. De 5 lessen worden er dus 6!

Videoconferencing is niet erg ingewikkeld, zoals je zal zien. Je moet wel goed voorbereid zijn voor je aan de slag gaat.

Een videoconference bereid je fysiek en mentaal voor. In deze les komen verschillende aspecten aan bod:

• Gedragstips
• Methodologisch advies
• Technisch advies

Het toepassen van deze tips maakt het voor jou gemakkelijk om te praten, te luisteren en jezelf te zien. Door middel van videoconferencing ben je in staat om uit te wisselen, te informeren, te creëren, te coördineren, te onderzoeken, problemen op te lossen, beslissingen te nemen, te inspireren en te motiveren. Deze manier van samenwerken is een goede vervanging voor veel fysieke ontmoetingen. Je zal ondervinden dat videoconferences minder beperkend zijn dan fysieke vergaderingen. Ze zijn gemakkelijk te organiseren, voorkomen veel tijdverlies en reiskosten en kunnen zeer effectief zijn. De fysieke ontmoeting natuurlijk blijven bestaan  wanneer dat nodig en (weer) mogelijk is.

• Voor een dagelijkse teamvergadering om de relaties en de saamhorigheid te onderhouden, om de acties te coördineren, zodat iedereen zich kan inzetten voor de dagelijkse doelstelling… Ik heb geconstateerd dat veel teams die nu vanuit huis moeten werken, de informele gesprekken van ongeveer een half uur (de gemeenschappelijke koffiepauze) hebben overgenomen, meestal om 9.30 of 11.00 uur.
• Voor een wekelijkse online teamvergadering op dezelfde wijze zoals voorheen de reguliere fysieke vergadering plaatsvond.
• Voor een sessie met klant, leverancier, partner…
• Voor een salesgesprek met een prospect
• Voor een projectteam vergadering
• Voor een bila met een medewerker: opvolging van overgedragen taken, ondersteuning bij een project of een activiteit, strategische of operationele uitwisselingen, trainen op een nieuwe vaardigheid…
• Voor de onboarding van een nieuwkomer, voor een nieuweling om snel te integreren in het team en vertrouwd te raken met de procedures en de kennis die men moet opdoen om mee te kunnen draaien.
• Voor een interview (kandidaat, partner…)
• Een videoconference kan een goede manier zijn om een online ruimte te bieden waar twee of meer mensen tegelijkertijd aan hetzelfde onderwerp werken; zo stimuleren ze elkaar en delen ze gemakkelijk ideeën en vragen.
• De verschillende soorten bijeenkomsten die ik noem staan op pagina’s 290-291 van mijn boek.

• Het decor. Controleer ook je achtergrond. Deelnemers zullen niet alleen jou zien, maar ook je achtergrond. Of je nu kiest voor een formele setting met een professioneel beeld of dat je de vertrouwde setting behoudt (je woonkamer, keuken, slaapkamer…), zorg ervoor dat je het beeld weergeeft dat je inderdaad wilt weergeven. Een open kast achter je en een rommelige omgeving zijn niet aan te bevelen. Hetzelfde geldt voor als je tijdens de sessie met je computer beweegt. Bedenk dan dat je webcam meebeweegt!
• Verlichting. Vermijd achtergrondverlichting, anderen kunnen je gezicht dan niet zien. Het hebben van een felle lichtbron aan de ene kant (bijvoorbeeld een raam op een zonnige dag) zou één kant van je gezicht sterk overbelichten, en de andere kant in totale duisternis weergeven. Te veel licht van voren zou je verblinden. Idealiter heb je zacht licht aan de voorkant of twee lichtbronnen aan beide zijden.
• Framing. Plaats je camera op ooghoogte. Je gezicht in het midden, met genoeg ruimte onder en boven je hoofd (let op dat de webcam niet alleen de bovenkant van je gezicht omlijst, of alleen de onderkant, of gericht is op je benen!) Als je de webcam van je laptop gebruikt, zorg dan dat de camera naar je ogen gericht wordt. Een armlengte afstand tussen je gezicht en de webcam is optimaal (dus niet te ver of te dichtbij). Vermijd de webcam op je kruin te richten, of juist te ver naar beneden.
• In tijden van gedwongen thuiswerken zie ik soms de kinderen of de echtgenoot bezig zijn op de achtergrond. En soms zelfs een deelnemer die zijn kind op schoot neemt. Meestal is dit geen probleem. Dit is begrijpelijk in geforceerd thuiswerken en iedereen doet wat hij kan, maar het is niet altijd ideaal voor de concentratie van de deelnemer of de groep.

Het feit dat de videoconference vanuit huis wordt gehouden, betekent niet dat je geen professional meer bent.

Kleding. Kies kleding die geschikt is voor het publiek dat deelneemt aan deze videoconference,  kleding waar je je prettig bij voelt.

Sommige mensen vergeten dat een videoconference een professionele handeling is en presenteren zich op slordige wijze. Vermijd dat. Draag ook geen te opvallende kleding. Dat leidt af van de inhoud van het gesprek.

Make-up en kapsel. Het is geen televisie, dus het is niet nodig om naar de visagist te gaan om je gezicht te laten plamuren voor de videoconference. Hou het simpel. Een blik op het scherm is genoeg om te zien hoe je eruit ziet. Dan kun je alsnog de nodige aanpassingen doen.

• Microfoon. Vraag de deelnemer het geluid te dempen totdat hij of zij aan de beurt is om te spreken; zo voorkom je enerzijds vervelende achtergrondgeluiden (die van beide deelnemers kunnen komen) en anderzijds een overbelasting van de bandbreedte. Als de deelnemers hun geluid niet dempen gaat dit ten koste van de kwaliteit van de sessie. Dan is het aan de gespreksleider om ervoor te zorgen dat de microfoons van de deelnemers worden uitgeschakeld.
• Koptelefoon of oortjes. Voor de deelnemers komen oortjes  natuurlijker over omdat ze de vorm van je hoofd niet vervormen zoals de vaak volumineuze koptelefoon doet. Luidsprekers kunnen onaangename echo’s maken.

• Webcam. Nodig alle deelnemers uit om hun camera aan te zetten, dat communiceert beter. Mensen zijn dan over het algemeen beter gefocust op het gespreksonderwerp en doen ondertussen niet hun e-mail. Er is meer spontane interactie. Sommige mensen realiseren zich niet dat hun camera niet aanstaat, of zetten hem niet aan. Daardoor ontstaat er een storende disbalans tussen de deelnemers met open of gesloten camera.
• Verbinding. Als jij de facilitator bent, zorg dan voor een goede internetverbinding. Een stabiele en snelle verbinding. Indien beschikbaar verdient kabel de voorkeur boven de wifi. Als je alleen een wifi-verbinding hebt, probeer dan dicht bij de router te werken. Als je ver van je router moet werken, gebruik dan een wifi-versterker om de signaalsterkte te verhogen.

• Videoconference-systeem. Als je de vergadering leidt, oefen dan van tevoren met het videoconference-systeem. Zorg ervoor dat je de belangrijkste functies kent en blijf niet hangen in te veel details. Het doel is dat je je comfortabel genoeg voelt met de basisfuncties, zodat je je kunt concentreren op het faciliteren van de sessie en geen aandacht hoeft geven aan de techniek. En als het technische gedeelte je onzeker maakt, vraag dan iemand om dat gedeelte voor je te organiseren. Zowel voor de uitnodiging als voor de techniek tijdens de sessie.
  • • Wees in staat om de deelnemers die voor de eerste keer aanwezig zijn, te helpen met oriënteren. Beantwoordt de gebruikelijke technische vragen die zich meestal voordoen.
    • Poll / chat… Veel videoconference-oplossingen bieden opties zoals polling of chat… In plaats van een rondvraag te doen, nodig je daarmee de deelnemers uit om een eenvoudige en duidelijke vraag te beantwoorden in een enquête of in een conversatie/chat. Zo laat je iedereen actief meewerken zonder al te veel spreektijd te verbruiken en verzamel je meer bijdragen.
    • Men kan ook deelnemen met de smartphone. Deze optie is echter niet aan te bevelen. De smartphone is een goede oplossing als je onderweg bent of met twee personen vergadert, of als back-up oplossing. Maar in een vergadering met een groter aantal mensen is het scherm van de smartphone niet groot genoeg voor een prettige deelname, waarbij je de deelnemers goed kunt zien.

• Een blocnote en een pen. Als je je toetsenbord gebruikt om aantekeningen te maken, kan dit ongewenste geluiden veroorzaken die het goede verloop van je conference kunnen verstoren.

Het is het beste om de vergaderingen kort te houden. Vaak zijn werkvergaderingen van 20 tot 30 minuten effectiever. Het hangt natuurlijk allemaal af van het doel van de bijeenkomst.

Als je een lange vergadering moet houden, kies dan voor een systematische opbouw (50 minuten sessie, 10 minuten pauze, enz.).

Zoals gebruikelijk bij een vergadering stuur je een uitnodiging via de agenda. Vermijd verzending per e-mail. Zo kunnen de genodigden alles wat ze nodig hebben in hun agenda vinden op de juiste dag, in plaats van dat ze in hun e-mails moeten zoeken naar de inloggegevens. De uitnodiging bevat de link voor het inloggen op de videoconference en de inloginstructies, de agenda en de voorbereidingsdocumenten.

Mijn advies. Stuur indien mogelijk liever een uitnodiging vanuit je agenda. Videoconferenceplatforms sturen erop aan je uitnodigingen vanaf hun platform te versturen; wees je ervan bewust dat als je dat doet, je de adressen van je genodigden deelt met dit platform zonder dat je weet hoe deze gegevens worden beschermd. Ik heb jaren geleden de keuze gemaakt om nooit uitnodigingen te versturen vanuit videoconferenceplatforms, maar vanuit mijn agenda (om de gegevens van mijn contactpersonen te beschermen).

Vraag de genodigden om de uitnodiging te accepteren (of af te wijzen), zodat je weet wie je deelnemers zullen zijn. Vraag degenen die verwachten dat ze later zijn (of eerder vertrekken) dat van tevoren te laten weten.

Hulpdienst. Geef de mogelijkheid om te bellen, te SMS-sen of te WhatsAppen, zodat mensen die niet op tijd kunnen zijn of die moeite hebben om verbinding te maken, contact met je kunnen opnemen.

Het is verstandig om 1 uur of 15 minuten van tevoren een herinnering te sturen naar je deelnemers via e-mail, WhatsApp, SMS… dat ze een afspraak met jou hebben. Mensen die thuis werken verliezen soms de tijd uit het oog.

Net zoals bij een gewone vergadering bereid je een videoconference ook voor. Zorg dat je alles bij de hand hebt, zoals een deelnemerslijst (op het scherm of op papier).

Begin op tijd. Eindig op tijd. Wees echter tolerant tijdens de eerste sessie, want het kan zijn dat je met mensen te maken krijgt die voor het eerst inloggen en er niet aan gewend zijn. Het inloggen kan enige tijd duren. Om dit te voorkomen, moet je (voor de eerste keer) de deelnemers alvast 15 minuten van te voren uitnodigen in te loggen en, (voor de volgende sessies) 5 minuten van tevoren.

Beweeg niet te veel. Blijf kalm en gefocust terwijl je spreekt. Vergeet niet dat 93% van de boodschap bestaat uit non-verbale communicatie.

Spreek langzaam en duidelijk.

Leg de regels voor videoconferencing uit, vooral tijdens de eerste sessie (gebruik deze les 6 om de iLeg nstructie stapsgewijs uit te leggen). Zorg in ieder geval dat helder is:

1. 1. 1. 1. Houd je microfoon in de MUTE-stand en activeer deze als je gaat spreken.
         2. Om het woord te vragen steek je je hand fysiek voor de camera op, of door op het handpictogram te klikken als die optie er is in het videoconference-systeem. Je kunt ook je verzoek om iets te willen zeggen aangeven in de chat.
         3. Zeg je naam wanneer je begint te spreken zodat de andere deelnemers weten wie je bent.
         4. Elke toespraak is kort en to the point. Spreek helder. In het geval je commentaar geeft op een bericht dat al geweest is, geef dan de context, « Iemand zei dit, en dit is wat ik … »
         5. Zet je telefoon op stil als je die niet gebruikt tijdens de videoconference.
         6. Adviseer om de webcam op ongeveer ooghoogte te plaatsen.
         7. Leg alle noodzakelijke functies van het videoconferentiesysteem uit.

Indien je een slideshow hebt voorbereid voor je vergadering is dat prima. Maar je zal wel moeten schakelen. Het is niet zoals in een fysieke vergaderzaal. Je deelt het scherm bij enkele dia’s. Zodra je uitleg geeft waarbij je de slides niet hoeft te tonen, stop dan met het delen om de gezichten van je deelnemers te zien. Wanneer deelnemers alleen de diashow zien en niet het gezicht van de presentator (of een heel klein gezichtje) op het scherm, is de neiging om de aandacht te verliezen groot. Dus niet langer dan 5 minuten de slides op het scherm delen; Je moet vaak afwisselen (diashow, miniaturen van deelnemers of het gezicht van de presentator).

Vraag mensen die willen spreken om hun hand op te steken om aan te geven dat ze willen spreken of om virtueel hun hand op te steken, als die optie bestaat in de videoconference-tool. Vermijd dat de deelnemers elkaar onderbreken of tegelijkertijd spreken.

Nodig leden uit die te verlegen zijn om over een onderwerp te spreken door hen rechtstreeks aan te spreken met hun voornaam. Kort de spreektijd van degenen die te veel aan het woord zijn vriendelijk in; en in sommige extreme gevallen is er nog altijd de mogelijkheid om het gesprek af te breken (!).

Als een persoon op een ietwat verwarde manier heeft gesproken, probeer het dan duidelijker te formuleren en vraag of je het goed hebt begrepen. Ze zullen dat op prijs stellen, en de andere deelnemers ook.

Vergeet niet om van tijd tot tijd samenvattingen te maken om de groep te helpen het gesprek te volgen (sommige mensen raken de draad kwijt).

Sluit af met het benoemen van de belangrijkste punten van de sessie (de beslissingen, bijvoorbeeld het actieplan, de actiepunten van elke persoon…) en met het mededelen van de volgende stappen (een verslag, een volgende sessie…).

Ik nodig je uit om je te laten inspireren door hoofdstuk 12 (Het DNA voor slim vergaderen) van mijn boek « Gewoon Doen! » omdat het zo eenvoudig is om een succesvolle vergadering te hebben (pagina 267 tot 297).

Videoconferencing is een instrument dat plotseling onmisbaar is geworden. Het verandert en zal nog vele manieren van samenwerken veranderen.